PMO Project Management Office

Tras María vienen muchos proyectos

Puerto Rico ha entrado en la etapa de reconstrucción después del impacto del huracán María. Estamos leyendo anuncios más frecuentes relacionados a proyectos de infraestructura que darán comienzo próximamente a nivel de gobierno y también a nivel privado.

Estas son sin duda buenas noticias para nuestra economía y para nuestro futuro como país. Sin embargo, el éxito de dichos proyectos va a depender de que sean manejados con estrategias que aseguren su permanencia para futuras generaciones. Una gestión de proyectos elaborada estratégicamente es la clave para lograr que estos tengan un alcance mayor a futuro. Lo ideal para que estos proyectos públicos y privados tengan éxito es la creación de una oficina desde donde se manejen todos estos proyectos. Que expertos en las distintas áreas de acción estén al frente de todos los esfuerzos industriales, manufactureros y agrícolas garantizan que los nuevos y necesarios proyectos de reconstrucción del país tras el azote de María vean un final feliz. Así ganaremos todos.

¿Alguna vez se habrá pensando en una Oficina de Gestión de Proyectos o PMO (Project Management Office)? Esta oficina sería la responsable de definir, mantener y sostener todo proyecto de infraestructura proveyendo dirección y un plan estratégico con prioridades bien establecidas con el objetivo de alcanzar las metas a corto, mediano y a largo plazo.

Esta oficina tendría la facultad de, a través de ese plan estratégico, desarrollar la gestión del portafolio de proyectos (PPM, Projects Portfolio Management) la cual ayuda a las organizaciones, en este caso a nuestro gobierno, a completar los proyectos en línea y en común acuerdo con las metas estratégicas establecidas.

La estructura y el tamaño de esta Oficina de Gestión de Proyectos o PMO puede variar según las necesidades de la organización, recursos disponibles y experiencia en la gestión de proyectos de su equipo de trabajo. ¿Existe experiencia en la gestión de proyectos para ejecutar estos proyectos de infraestructura en Puerto Rico?

De acuerdo al ‘’Project Management Institute’’ (PMI), las Oficinas de Gestión de Proyectos o PMOs completaron en EE.UU. durante el año 2012 proyectos con un valor de $100 millones en promedio con un valor agregado de $70 millones de aumento en ventas y/o reducción de costos. En un estudio más reciente, el PMI encontró que un 80% de las organizaciones con una cultura sólida y fuerte hacia la Gestión de Proyectos (Project Management) tienen un PMO activo (interno o externo) claramente alineado a la estrategia de la organización.

La función principal de la Oficina de Gestión de Proyectos o PMO es crear y distribuir procesos estandarizados y plantillas (‘’templates’’) para los equipos de los proyectos. Estos recursos que cumplen con las mejores prácticas de la industria de proyectos actúan como una fuente única de la verdad de lo que está pasando en cada proyecto y sus etapas, garantizando su consistencia, responsabilidad y la configuración rápida del proyecto.

El PMO es frecuentemente responsable de documentar las lecciones aprendidas al final de un proyecto, lo que agrega al conjunto de conocimientos existente. Cuando estas guías se implementan y se siguen correctamente, aumentan el éxito de manera repetible para todos los proyectos, impulsando así la eficiencia y agilidad de la organización. Justo lo que Puerto Rico necesita en estos propuestos proyectos de infraestructura.

Nuestro gobierno y el sector privado necesitan conocer y desarrollarse más en la gestión de proyectos. Nos compete a todos, ahora más que nunca, alinear nuestras estrategias y metas para levantar a nuestra Isla. Ya es tiempo de que nuestra infraestructura sea una de altura, bien pensada y eficiente. Esto no lo lograremos si no se utilizan los fondos correctamente en proyectos de futuro y no a corto plazo como lo que hemos tenido por décadas. Puerto Rico necesita mucho más que eso.

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