El “Plant Shutdown”, mejor conocido como el cese completo, temporero o parcial de las operaciones de producción, por lo regular se planifica para el periodo navideño o del verano.
Generalmente, el propósito de un cierre se debe a la necesidad en la empresa de realizar tareas específicas de mantenimiento y actividades de proyectos que no se pueden realizar bajo operaciones regulares de producción.
A continuación comparto contigo 15 consejos que pueden ayudarte a planificar los detalles de tu próximo “shutdown”. Estos consejos te ayudarán a organizarte mejor, tomar en consideración posibles riesgos y lograr una reapertura exitosa:
A. De 4-6 Meses antes del “Shutdown”
1. Desarrolle un listado de todas las actividades y clasifíquelas por área de trabajo:
a. Categoría: mantenimiento, proyectos, cumplimiento de seguridad y/o ambiental.
b. Disciplina: electricidad, plomería, refrigeración, etc.
c. Nivel de prioridad
d. Nivel de riesgo (y plan de acción a seguir)
e. Persona o personas responsable (s)
f. Fecha requerida para la realización del trabajo.
2. Defina detalladamente el alcance del trabajo y asegúrese de que esté claro, completo y que todas las partes lo entiendan cabalmente.
3. Prepare un estimado de costos, que incluya: labor, materiales, herramientas y equipos, seguros, supervisión, seguridad y controles ambientales necesarios para la realización del trabajo.
4. Identifique los recursos (internos y externos) con la capacidad, experiencia y tiempo para realizar cada tarea.
5. Planifique las reuniones con anticipación y establezca con anticipación la frecuencia en la cual se estarán llevando a cabo las mismas. No olvide tomar notas que incluyan: asistencia de los participantes, asuntos específicos y relevantes de la reunión para luego formalizarlos en Minutas para la debida distribución a todas las partes envueltas.
6. Ordene con tiempo la compra de los materiales a suplidores confiables que tengan la capacidad de cumplmiento, compromiso de entrega en el término solicitado y calidad esperada.
7. Asegúrese de balancear adecuadamente las actividades programadas entre los recursos internos y externos disponibles. Así evitará desgaste por fatiga o exceso en carga de trabajo.
8. Minimize las presunciones, no asuma, y asegúrese de colectar la mayor cantidad de información real y actualizada posible.
9. Consiga por escrito, y con tiempo, las aprobaciones requeridas para la realización de los trabajos.
10. Consolide todas las actividades bajo un itinerario de trabajo o mejor conocido como “project schedule”.
B. Durante y Después del “Shutdown”:
11. Establezca controles para medir la efectividad de los trabajos con relación a la calidad, tiempo y el costo.
12. Documente los detalles y acuerdos antes, durante y una vez completada la actividad.
13. Mantenga informado y motivado a su grupo de trabajo (recursos internos y externos).
14. Anote y discuta las lecciones aprendidas de las actividades realizadas exitosamente y también de aquellas en las que el resultado no fue el esperado y cómo pueden aprender de ellas para futuros proyectos.
15. Celebre con su grupo de trabajo cada actividad completada exitosamente.
